Sekretaris

Pengertian Sekretaris

Istilah sekretaris berasal dari Bahasa Latin yaitu secretum yang artinya rahasia. Dalam Bahasa Perancis disebut secretaire, dalam Bahasa Belanda yaitu secretares, sedangkan dalam Bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret yang berarti rahasia. Sesuai dengan asalnya, maka seorang sekretaris harus bisa menyimpan rahasia dalam arti rahasia perusahaan atau yang tidak perlu diketahui oleh orang lain atau para pegawai.

Beberapa pengertian sekretaris menurut para ahli:

Menurut H. W Fowler dan F. G Fowler The Concise Oxford Dictionary of Current English, cetakan ke-3, hal 1142.

Sekretaris adalah:

1. Orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis, mendapatkan informasi dan masalah-masalah lainnya.

2. Pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau perusahaan atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya.

3. Menteri yang mengepalai kantor pemerintahan, menteri di Amerika Serikat dan Vatikan.

(Drs. Sutanto, 1992: 1-2)

Menurut Louis C. Nahassy dan William Selden, Business Dictionary, 1960, hal 184. Sekretaris adalah:

“Seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan yang lebih bertanggung jawab daripada seorang stenographer dan tugas-tugasnya biasanya meliputi pengambilan dan penyalinan dikte berurusan dengan publik untuk menjawab telepon, mengundang pertemuan, membuat perjanjian dan memelihara atau mengarsip warkat-warkat, surat-surat, dan lain-lain. Seorang sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrasi atau pimpinan muda.” (Drs. Sutarto, 1992: 2).

Menurut C. L Barnhart, sekretaris adalah:

1. Seorang yang melakukan korespondensi, memelihara warkat, dan lain- lain untuk perorangan atau organisasi.

2. Seorang kepala pejabat pemerintah yang mengawasi dan memimpin suatu departemen pemerintahan tertentu: Menteri Luar Negeri.

3. Sebuah perabotan untuk dipakai sebagai meja tulis.

4. Sebuah meja dan rak buku diatasnya.

(Drs. Sutarto, 1992: 2)

Menurut M. Braum dan Roman dari Portugal, sekretaris adalah:

“Seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu–tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang sesuai atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektifitas dari kepala itu.” (Drs. Sutarto, 1992:3)

Berdasarkan uraian diatas mengenai sekretaris, maka secara umum sekretaris adalah seorang karyawan atau pegawai yang diangkat oleh pimpinannya sebagai pembantu pribadinya untuk mengerjakan tugas-tugas kantor atau perusahaan, karena dianggap dapat dipercaya dalam mengerjakan tugas-tugas pimpinan dan dapat memegang rahasia perusahaan.

Syarat-syarat Seorang Sekretaris

Sebagai pembantu pimpinan, seorang sekretaris harus memiliki syarat-syarat tertentu agar seorang sekretaris dapat melaksanakan perkerjaan sebaik-baiknya. Adapun syarat-syarat yang harus dimiliki untuk menjadi sekretaris adalah:

1. Syarat Kepribadian

Tidak banyak orang mempunyai bakat untuk menjadi sekretaris yang baik, namun demikian bakat saja tidak cukup bilamana kita tidak tahu kepribadian yang bagaimana harus kita punyai untuk menjadi seorang sekretaris yang baik itu.

Adapun kepribadian yang dikehendaki itu adalah sebagai berikut:

a. Harus bersikap mawas diri

b. Bersikap ramah

c. Sabar

d. Simpatik

e. Penampilan diri yang baik

f. Pandai bergaul

g. Dapat dipercaya serta memegang teguh rahasia

h. Dapat bijaksana terhadap orang lain

i. Memiliki ingatan yang baik

j. Mempunyai perhatian atas pekerjaannya, dan lain-lain

2. Syarat pengetahuan

Syarat pengetahuan ini dibedakan menjadi 2 (dua) yaitu:

a. Syarat pengetahuan umum

Seorang sekretaris harus memiliki pengetahuan kemasyarakatan dan kebudayaan yang dapat mengangkat nama dari perusahaan. Misalnya:

1. Menguasai dan memahami Bahasa Indonesia dengan baik dan benar serta menguasai beberapa bahasa asing secara lisan maupun tertulis, serta memiliki pengetahuan ekstra.

2. Pengetahuan tentang misi, fungsi, tugas-tugas, serta struktur organisasi, serta susunan personil.

3. Pengetahuan tentang korespondensi dan tata kearsipan.

b. Syarat pengetahuan khusus

Pengetahuan khusus ini, maksudnya adalah sekretaris mengetahui atau mengerti hal-hal mengenai dimana sekretaris itu bekerja. Apabila sekretaris itu bekerja pada perusahaan yang bergerak pada bidang usaha perkapalan, maka ia harus mampu menguasai ilmu perkapalan, begitu pula bila perusahaan itu bidang usahanya penyewaan apartemen, maka sekretaris itu harus menguasai ilmu keapartemenan, dan sebagainya.

3. Syarat keahlian

Setiap sekretaris diharuskan memiliki keterampilan untuk menunjang pekerjaannya, keterampilan itu meliputi:

a. Mampu menyusun laporan

b. Mampu berkorespondensi

c. Mampu menggunakan Bahasa Indonesia dan Bahasa Asing lainnya

d. Teknik tata penyimpanan arsip

e. Teknik berkomunikasi dengan telepon

f. Menulis cepat dengan steno

g. Teknik mengetik surat

4. Syarat praktik

Sebelum seorang diangkat sebagai sekretaris, orang tersebut harus cukup mempunyai pengalaman dalam berbagai pekerjaan tata usaha kantor, maka dengan demikian orang itu harus mencoba menangani pekerjaan yang tanggung jawabnya belum begitu luas, misalnya: sebagai resepsionis, operator, korespondensi dan lain-lain.

(Waworuntu, 1995: 59-61)

Pekerjaan Sekretaris

Adapun pengelompokan pekerjaan sekretaris meliputi:

1. Pekerjaan keterampilan

a. Menerima dikte dengan stenografi atau merekam dengan tape recorder

b. Mengetik komputer dan mesin ketik manual atau elektrik

c. Mengerjakan pembukuan ringan

d. Menyimpan arsip-arsip untuk pimpinan

e. Membuat surat

f. Menerima tamu

g. Mengatur perjalanan, hotel, tiket pesawat, dan sebagainya

2. Pekerjaan keahlian

Adapun pengelompokan pekerjaan sekretaris yaitu:

a. Melaksanakan keputusan kebijaksanaan dalam memberikan tugas-tugas kepada pegawai-pegawai bawahannya

b. Sebagai penerjemah pimpinannya

c. Mengikuti jalannya seminar-seminar yang dilakukan oleh perusahaan yang ada kepentingannya dengan jalannya organisasi

d. Mengolah data untuk penyusunan laporan

e. Mengatur rapat dan menulis notulen rapat

(Waworuntu, 1995: 62-63)

Walaupun sekretaris orang kedua dari perusahaan atau tangan kanan pimpinan, janganlah mengabaikan untuk tidak memberitahu apabila tidak masuk kerja, karena sekretaris dan pimpinan merupakan satu kesatuan yang bekerja ke arah satu tujuan dan pimpinan akan mencari seorang pengganti untuk sementara. Dengan memberitahukan sebelumnya tidak masuk kerja itu merupakan salah satu etiket sekretaris.